How MobilPouzdra.cz solved full mailboxes
Ein kleines E-Shop-Team hatte mit einem Problem zu kämpfen, das nach und nach immer mehr Zeit in Anspruch nahm: Anhänge aus Bestellungen und Reklamationen füllten die Postfächer, und ältere Nachrichten mussten gelöscht werden. Diese Fallstudie zeigt, warum sie nach einer anderen Lösung suchten, worauf sie ihre Wahl stützten und wie der Wechsel zu VEDOS Mailhosting Business verlief.
MobilPouzdra.cz ist ein spezialisierter E-Shop, der 2009 gegründet wurde. Den täglichen Betrieb erledigen intern zwei Personen, vom Sortiment und den Produkten bis hin zum Kundensupport und den Reklamationen.
For an e-shop, email is a working tool, not just a message inbox
Bei MobilPouzdra.cz läuft die tägliche Kommunikation mit Kunden, die Bestellungen und die Reklamationen allesamt über E-Mail. Täglich kamen Dutzende Bestellungen herein, jede mit einem gespeicherten PDF-Dokument, und für Reklamationen schickten die Kunden Fotos in voller Auflösung.
Eine einzelne E-Mail war kein großes Problem. Die Schwierigkeiten bauten sich nach und nach auf. Anhänge verbrauchten die verfügbare Kapazität, Postfächer füllten sich und ältere Nachrichten mussten neuen Platz machen. Wegen dieses Löschens war die Historie nur für etwa einige Monate verfügbar.
Für ein Zwei-Personen-Team war der größte Kostenfaktor nicht das Postfach selbst, sondern die Zeit, die für die Überwachung der Kapazität und das regelmäßige Freigeben von Speicherplatz aufgewendet wurde.
What became unsustainable in day-to-day operations
Der Bedarf an Veränderung entstand nicht aus einem einzigen außergewöhnlichen Ereignis. Er baute sich aus wiederkehrenden Situationen auf, die bei anderen Onlineshops mit einem größeren Volumen an Kundenkommunikation üblich sind.
Orders created a steady data increase
MobilPouzdra.cz verzeichnet Dutzende Bestellungen pro Tag, jede rund 200 kB einschließlich einer Kopie der Bestellung und der Geschäftsbedingungen.
Complaints brought large photos
Full-resolution photos took up several to tens of MB, so the available capacity was shrinking significantly faster.
Capacity limited the available history
Due to a lack of space, older messages had to be deleted. As a result, a long-term history of communication was not conveniently available for customer support.
„Wir sind ein kleines Team, und genau deshalb brauchen wir einfache Lösungen. Je weniger Zeit wir mit Administration verbringen, desto mehr haben wir für unsere Kunden.“
Was sie von der neuen Lösung brauchten
Ihre Erfahrung schlug sich in mehreren praktischen Anforderungen nieder: ausreichende Kapazität, die Möglichkeit, mehrere Postfächer ohne Lizenzierung pro Benutzer zu führen, übersichtliche Bedingungen und Unterstützung während des Wechsels.
„Wir haben uns für VEDOS entschieden, weil wir nicht jedes Megabyte im Blick behalten oder uns mit Lizenzen pro Benutzer herumschlagen wollten. Beim Vergleich der Mitbewerber stießen wir oft auf ‚unbegrenzte‘ Lösungen mit versteckten Bedingungen, die für uns keinen Sinn ergaben. Bei VEDOS war alles transparent: 1 TB Speicherplatz, unbegrenzt viele Postfächer, tschechischer Support und die Möglichkeit, DKIM/SPF/DMARC einzurichten. Dazu kam, dass die Migration mit ihrer Anleitung und einem kurzen Gespräch innerhalb einer Stunde und ohne Datenverlust erledigt war.“
Der Wechsel war kein weiteres großes Projekt
Die Angst vor der Migration kann den Wechsel der E-Mail-Lösung verzögern. In diesem Fall genügte es jedoch laut MobilPouzdra.cz, das Vorgehen mit dem Support abzuklären, die alte Post zu übertragen und die technischen Einstellungen anzupassen.
Verify the correct procedure
Ein Kollege hat beim Support per Chat nachgefragt, wie die Migration durchzuführen ist. Laut Aussage dauerte die Beratung etwa zehn Minuten.
Transfer the old mail
They used a migration tool for the transfer. Support offered assistance, but they managed the transfer itself internally.
Switch over the traffic
Es folgte die Änderung der MX-Einträge und der Client-Einstellungen. Auf dem iPhone mussten die Einstellungen noch ein wenig nachjustiert werden.
„Ein Kollege hat sich um den Umzug der Mails gekümmert, aber er kennt sich aus. Er hat sich etwa 10 Minuten mit dem Support unterhalten, um genau zu verstehen, was zu tun ist, und in etwa einer Stunde war unsere gesamte Post umgezogen. Er hat es allein geschafft, obwohl der Support Hilfe angeboten hatte. Das Schwierigste war, sich dazu zu entschließen, aber dann habe ich alles zusammengerechnet – die Arbeit, die wir früher damit hatten, und was es gekostet hat. Jetzt ist es insgesamt günstiger und sorgenfrei.“
The result: email no longer needs constant cleanup
Nach dem Wechsel gewann das Team Raum für eine längere Kommunikationshistorie, und große Anhänge belasteten die Kapazität nicht mehr in gleichem Maße. Zugleich mussten sie die Art und Weise, wie sie sonst mit ihrer Post arbeiten, nicht ändern.
Was man aus der Geschichte von MobilPouzdra.cz mitnehmen sollte
VEDOS Mailhosting Business
Business-Mailhosting mit 1 TB Speicherplatz im Basistarif, einer unbegrenzten Anzahl von Postfächern, täglichen Backups und Daten auf Servern in Tschechien.
- 1 TB Speicherplatz, erweiterbar auf bis zu 5 TB
- Unlimited number of mailboxes
- POP3, IMAP und SMTP
- DKIM, SPF, Antivirus und Antispam
- Tageslimit von 2 500 E-Mails
- Max. Größe ausgehender E-Mails 100 MB
- Roundcube webmail client
- Daily backups
- Daten werden auf Servern in Tschechien gespeichert
- Ein Skript zum einfachen Verschieben alter E-Mails
„Mailhosting Business werde ich Unternehmen, die viele E-Mails verarbeiten und vor allem mit Postfachkapazität zu tun haben, auf jeden Fall weiterempfehlen.“
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