How MobilPouzdra.cz solved full mailboxes
Egy kis webáruház csapata olyan problémával küzdött, amely fokozatosan egyre több időt vett el: a megrendelésekből és reklamációkból származó mellékletek megtöltötték a postafiókokat, a régebbi üzeneteket pedig törölni kellett. Ez az esettanulmány bemutatja, miért kerestek más megoldást, mire alapozták a választásukat, és hogyan zajlott az átállás a VEDOS Mailhosting Business szolgáltatásra.
A MobilPouzdra.cz egy 2009-ben alapított szakosodott webáruház. A mindennapi működését házon belül két ember látja el, a kínálattól és a termékektől egészen az ügyfélszolgálatig és a reklamációkig.
For an e-shop, email is a working tool, not just a message inbox
A MobilPouzdra.cz-nél a napi ügyfélkommunikáció, a megrendelések és a reklamációk mind e-mailen keresztül zajlanak. Naponta több tucat megrendelés érkezett, mindegyikhez mentett PDF-dokumentummal, a reklamációkhoz pedig az ügyfelek teljes felbontású fényképeket küldtek.
Egyetlen e-mail nem jelentett nagy gondot. A nehézség fokozatosan halmozódott. A mellékletek felemésztették a rendelkezésre álló kapacitást, a postafiókok megteltek, a régebbi üzeneteknek pedig helyet kellett adniuk az újaknak. E törlések miatt az előzmények csak nagyjából néhány hónapra visszamenőleg voltak elérhetők.
Egy kétfős csapat esetében a legnagyobb költséget nem maga a postafiók jelentette, hanem a kapacitás figyelésére és a hely rendszeres felszabadítására fordított idő.
What became unsustainable in day-to-day operations
A változtatás igénye nem egyetlen rendkívüli eseményből fakadt. Ismétlődő helyzetekből épült fel, amelyek más, nagyobb mennyiségű ügyfélkommunikációt kezelő webáruházaknál is megszokottak.
Orders created a steady data increase
A MobilPouzdra.cz naponta több tucat megrendelést jelez, egyenként nagyjából 200 kB méretben, beleértve a megrendelés másolatát és az általános szerződési feltételeket.
Complaints brought large photos
Full-resolution photos took up several to tens of MB, so the available capacity was shrinking significantly faster.
Capacity limited the available history
Due to a lack of space, older messages had to be deleted. As a result, a long-term history of communication was not conveniently available for customer support.
„Kis csapat vagyunk, és éppen ezért van szükségünk egyszerű megoldásokra. Minél kevesebb időt töltünk adminisztrációval, annál több marad az ügyfeleinkre.”
Mire volt szükségük az új megoldástól
Tapasztalatuk több gyakorlati követelménnyé fordult le: elegendő kapacitás, több postafiók fenntartásának lehetősége felhasználónkénti licencelés nélkül, átlátható feltételek és támogatás a váltás során.
„Azért választottuk a VEDOS-t, mert nem akartunk minden megabájtot figyelni, és nem akartunk felhasználónkénti licencelésekkel bajlódni. A versenytársak összehasonlításakor gyakran találkoztunk rejtett feltételekkel járó ‚korlátlan’ megoldásokkal, ami nekünk nem volt értelmes. A VEDOS-nál minden átlátható volt: 1 TB tárhely, korlátlan számú e-mail-fiók, cseh nyelvű támogatás és a DKIM/SPF/DMARC beállításának lehetősége. Ráadásul az átköltöztetés az útmutatójuk és egy rövid beszélgetés segítségével egy órán belül, adatvesztés nélkül megtörtént.”
A váltás nem egy újabb nagy projekt volt
A migrációtól való félelem késleltetheti az e-mail-megoldás cseréjét. Ebben az esetben azonban a MobilPouzdra.cz szerint elegendő volt egyeztetni az eljárást az ügyfélszolgálattal, átvinni a régi leveleket és módosítani a technikai beállításokat.
Verify the correct procedure
Egy kolléga chaten egyeztetett az ügyfélszolgálattal arról, hogyan kell elvégezni a költöztetést. A beszámoló szerint a konzultáció körülbelül tíz percig tartott.
Transfer the old mail
They used a migration tool for the transfer. Support offered assistance, but they managed the transfer itself internally.
Switch over the traffic
Ezt követte az MX rekordok és a kliensbeállítások módosítása. Az iPhone-on a beállításokat kicsit még finomhangolni kellett.
„Egy kolléga intézte a levelezés átköltöztetését, de ért hozzá. Körülbelül 10 percet beszélgetett az ügyfélszolgálattal, hogy pontosan megértse, mit kell tennie, és nagyjából egy óra alatt az összes levelünk átkerült. Egyedül megoldotta, pedig az ügyfélszolgálat felajánlotta a segítségét. A legnehezebb a döntés volt, hogy belevágjunk, de aztán összeadtam mindent – a munkát, amennyi korábban volt vele, és hogy mennyibe került. Most összességében olcsóbb és gondtalan.”
The result: email no longer needs constant cleanup
Az átállás után a csapat helyet nyert a hosszabb kommunikációs előzményeknek, és a nagy mellékletek már nem terhelték ugyanúgy a kapacitást. Ugyanakkor nem kellett megváltoztatniuk a megszokott módot, ahogyan a levelezésükkel dolgoznak.
Mit érdemes elvinni a MobilPouzdra.cz történetéből
VEDOS Mailhosting Business
Üzleti mailhosting 1 TB tárhellyel az alapcsomagban, korlátlan számú postafiókkal, napi mentésekkel és Csehországban található szervereken tárolt adatokkal.
- 1 TB tárhely, 5 TB-ig bővíthető
- Unlimited number of mailboxes
- POP3, IMAP és SMTP
- DKIM, SPF, vírusvédelem és spamszűrés
- Napi 2 500 e-mailes korlát
- Kimenő e-mail maximális mérete 100 MB
- Roundcube webmail client
- Daily backups
- Az adatok Csehországban található szervereken tárolódnak
- Szkript a régi e-mailek egyszerű áthelyezéséhez
„A Mailhosting Business csomagot mindenképpen ajánlani fogom azoknak a cégeknek, amelyek sok e-mailt kezelnek, és főként az e-mail-fiókok kapacitásával foglalkoznak.”
Hasonló problémája van a céges e-maillel?
A Mailhosting Business 1 TB tárhelyet kínál, amely akár 5 TB-ig bővíthető, korlátlan számú postafiókot és 24/7 ügyfélszolgálatot.
Explore Mailhosting Business