How MobilPouzdra.cz solved full mailboxes
Un piccolo team di e-shop affrontava un problema che richiedeva sempre più tempo: gli allegati di ordini e reclami riempivano le caselle di posta e i messaggi più vecchi dovevano essere cancellati. Questo case study mostra perché hanno cercato una soluzione diversa, su cosa hanno basato la loro scelta e come è andato il passaggio a VEDOS Mailhosting Business.
MobilPouzdra.cz è un e-shop specializzato fondato nel 2009. La gestione quotidiana è curata internamente da due persone, dall’assortimento e dai prodotti fino all’assistenza clienti e ai reclami.
For an e-shop, email is a working tool, not just a message inbox
Da MobilPouzdra.cz la comunicazione quotidiana con i clienti, gli ordini e i reclami passano tutti dall’e-mail. Ogni giorno arrivavano decine di ordini, ciascuno con un documento PDF salvato, e per i reclami i clienti inviavano foto a piena risoluzione.
Una singola e-mail non era un grande problema. La difficoltà è cresciuta gradualmente. Gli allegati consumavano la capacità disponibile, le caselle di posta si riempivano e i messaggi più vecchi dovevano lasciare spazio a quelli nuovi. A causa di queste cancellazioni, lo storico era disponibile solo per circa pochi mesi.
Per un team di due persone il costo maggiore non era la casella di posta in sé, ma il tempo dedicato a monitorare la capacità e a liberare regolarmente spazio.
What became unsustainable in day-to-day operations
L’esigenza di cambiamento non è nata da un singolo evento eccezionale. Si è accumulata da situazioni ricorrenti, comuni presso altri negozi online che gestiscono un volume maggiore di comunicazione con i clienti.
Orders created a steady data increase
MobilPouzdra.cz registra decine di ordini al giorno, ciascuno di circa 200 kB compresa la copia dell’ordine e delle condizioni generali.
Complaints brought large photos
Full-resolution photos took up several to tens of MB, so the available capacity was shrinking significantly faster.
Capacity limited the available history
Due to a lack of space, older messages had to be deleted. As a result, a long-term history of communication was not conveniently available for customer support.
«Siamo un piccolo team ed è proprio per questo che ci servono soluzioni semplici. Meno tempo dedichiamo all’amministrazione, più ne abbiamo per i nostri clienti.»
Cosa serviva loro dalla nuova soluzione
La loro esperienza si è tradotta in alcune esigenze pratiche: capacità sufficiente, la possibilità di mantenere più caselle di posta senza licenze per utente, condizioni chiare e assistenza durante il passaggio.
«Abbiamo scelto VEDOS perché non volevamo controllare ogni megabyte né occuparci delle licenze per singolo utente. Confrontando i concorrenti ci siamo spesso imbattuti in soluzioni “illimitate” con condizioni nascoste, che per noi non avevano senso. Con VEDOS tutto è stato trasparente: 1 TB di spazio, caselle illimitate, supporto ceco e la possibilità di configurare DKIM/SPF/DMARC. Inoltre la migrazione, con la loro guida e una breve conversazione, è stata completata in un’ora e senza alcuna perdita di dati.»
Il passaggio non è stato l’ennesimo grande progetto
Il timore della migrazione può ritardare il cambio di soluzione e-mail. In questo caso, però, secondo MobilPouzdra.cz è bastato verificare la procedura con l’assistenza, trasferire la vecchia posta e modificare le impostazioni tecniche.
Verify the correct procedure
Un collega ha chiesto all’assistenza via chat come effettuare la migrazione. Secondo quanto riferito, la consulenza è durata circa dieci minuti.
Transfer the old mail
They used a migration tool for the transfer. Support offered assistance, but they managed the transfer itself internally.
Switch over the traffic
È seguita la modifica dei record MX e delle impostazioni dei client. Sull’iPhone le impostazioni hanno richiesto ancora una piccola messa a punto.
«Un collega si è occupato del trasferimento della posta, ma se la cava. Ha avuto una conversazione di circa 10 minuti con il supporto per capire bene cosa fare, e in circa un’ora avevamo spostato tutta la posta. Ha fatto tutto da solo, anche se il supporto si era offerto di aiutare. La parte più difficile è stata decidersi, ma poi ho fatto due conti – il lavoro che avevamo prima con la posta e quanto costava. Ora nel complesso costa meno ed è senza pensieri.»
The result: email no longer needs constant cleanup
Dopo il passaggio il team ha guadagnato spazio per uno storico più lungo delle comunicazioni e gli allegati di grandi dimensioni non esercitano più la stessa pressione sulla capacità. Allo stesso tempo non hanno dovuto cambiare il modo in cui lavorano abitualmente con la posta.
Cosa portarsi a casa dalla storia di MobilPouzdra.cz
VEDOS Mailhosting Business
Mailhosting aziendale con 1 TB di spazio nel piano base, un numero illimitato di caselle di posta, backup giornalieri e dati conservati su server in Cechia.
- 1 TB di spazio, espandibile fino a 5 TB
- Unlimited number of mailboxes
- POP3, IMAP e SMTP
- DKIM, SPF, antivirus e antispam
- Limite giornaliero di 2 500 e-mail
- Dimensione max. delle e-mail in uscita 100 MB
- Roundcube webmail client
- Daily backups
- Dati archiviati su server in Cechia
- Uno script per spostare facilmente le vecchie e-mail
«Consiglierò senz’altro Mailhosting Business alle aziende che gestiscono molte e-mail e soprattutto problemi di capacità delle caselle.»
Ha un problema simile con l’e-mail aziendale?
Mailhosting Business offre 1 TB di spazio, ampliabile fino a 5 TB, un numero illimitato di caselle e assistenza clienti 24/7.
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