MobilPouzdra.cz: Switching to Mailhosting Business | VEDOS
Case study · MobilPouzdra.cz

How MobilPouzdra.cz solved full mailboxes

Malý tím e-shopu riešil problém, ktorý postupne zaberal čoraz viac času: prílohy z objednávok a reklamácií zapĺňali schránky a staršie správy bolo treba mazať. Táto prípadová štúdia ukazuje, prečo hľadali iné riešenie, na čom založili svoju voľbu a ako prebehol prechod na VEDOS Mailhosting Business.

Read the case study Mailhosting Business
MobilPouzdra.cz

MobilPouzdra.cz je špecializovaný e-shop založený v roku 2009. Jeho každodennú prevádzku zabezpečujú interne dvaja ľudia, od sortimentu a produktov až po zákaznícku podporu a reklamácie.

The starting point

For an e-shop, email is a working tool, not just a message inbox

V MobilPouzdra.cz prebieha každodenná komunikácia so zákazníkmi, objednávky aj reklamácie cez e-mail. Každý deň prichádzali desiatky objednávok, každá s uloženým PDF dokumentom, a pri reklamáciách posielali zákazníci fotografie v plnom rozlíšení.

Jeden e-mail nebol veľkým problémom. Ťažkosti narastali postupne. Prílohy ukrajovali z dostupnej kapacity, schránky sa zapĺňali a staršie správy museli uvoľňovať miesto novým. Kvôli tomuto mazaniu bola história dostupná len zhruba niekoľko mesiacov.

Pre dvojčlenný tím nebola najväčším nákladom samotná schránka, ale čas strávený sledovaním kapacity a pravidelným uvoľňovaním miesta.

What became unsustainable in day-to-day operations

Potreba zmeny nevznikla z jedinej výnimočnej udalosti. Nazbierala sa z opakujúcich sa situácií, ktoré sú bežné v iných e-shopoch spracúvajúcich väčší objem zákazníckej komunikácie.

1

Orders created a steady data increase

MobilPouzdra.cz eviduje desiatky objednávok denne, každá má približne 200 kB vrátane kópie objednávky a obchodných podmienok.

2

Complaints brought large photos

Full-resolution photos took up several to tens of MB, so the available capacity was shrinking significantly faster.

3

Capacity limited the available history

Due to a lack of space, older messages had to be deleted. As a result, a long-term history of communication was not conveniently available for customer support.

Ing. Bc. Ingrid Kopp, Managing Director
Ing. Bc. Ingrid Kopp, Managing Director
„Sme malý tím a práve preto potrebujeme jednoduché riešenia. Čím menej času strávime administratívou, tým viac ho máme pre našich zákazníkov.“

Čo od nového riešenia potrebovali

Ich skúsenosti sa premietli do niekoľkých praktických požiadaviek: dostatočná kapacita, možnosť mať viac schránok bez licencovania na používateľa, prehľadné podmienky a podpora počas prechodu.

1 TBpriestoru v základnom tarife Business
Unlimitedmailboxes within the service
24/7Czech VEDOS customer support
DKIM, SPF, DMARCmožnosť nastaviť štandardné prvky na overovanie a ochranu e-mailovej komunikácie
Ing. Bc. Ingrid Kopp, Managing Director
Ing. Bc. Ingrid Kopp, Managing Director
„Vybrali sme VEDOS, pretože sme nechceli sledovať každý megabajt ani riešiť licencovanie na používateľa. Pri porovnávaní konkurencie sme často narážali na ‚neobmedzené‘ riešenia so skrytými podmienkami, ktoré pre nás nedávali zmysel. S VEDOS bolo všetko transparentné: 1 TB priestoru, neobmedzený počet schránok, česká podpora a možnosť nastaviť DKIM/SPF/DMARC. Navyše migrácia s ich návodom a krátkym rozhovorom bola hotová do hodiny a bez straty akýchkoľvek dát.“

Prechod nebol ďalším veľkým projektom

Obava z migrácie môže oddialiť zmenu e-mailového riešenia. V tomto prípade však podľa MobilPouzdra.cz stačilo overiť postup s podporou, preniesť starú poštu a upraviť technické nastavenia.

Step 1

Verify the correct procedure

Kolega si cez chat overil u podpory, ako migráciu vykonať. Podľa vyjadrenia trvala konzultácia asi desať minút.

Step 2

Transfer the old mail

They used a migration tool for the transfer. Support offered assistance, but they managed the transfer itself internally.

Step 3

Switch over the traffic

Nasledovala zmena MX záznamov a nastavení klientov. Na iPhone bolo potrebné nastavenia ešte trochu doladiť.

Ing. Bc. Ingrid Kopp, Managing Director
Ing. Bc. Ingrid Kopp, Managing Director
„Presun pošty riešil kolega, ale vyzná sa. S podporou sa asi 10 minút porozprával, aby poriadne pochopil, čo robiť, a približne za hodinu sme mali všetku poštu presunutú. Zvládol to sám, hoci mu podpora ponúkla pomoc. Najťažšie bolo rozhodnúť sa do toho pustiť, ale potom som si to všetko spočítal – prácu, ktorú sme s tým mávali, a koľko nás to stálo. Teraz je to celkovo lacnejšie a bez starostí.“

The result: email no longer needs constant cleanup

Po prechode získal tím priestor na dlhšiu históriu komunikácie a veľké prílohy už nezaťažovali kapacitu tak ako predtým. Zároveň nemuseli meniť spôsob, akým s poštou bežne pracujú.

Longer historyKapacita 1 TB umožňuje uchovávať komunikáciu bez toho, aby ste ju museli pravidelne mazať pre plnú kvótu.
Priestor pre prílohyFotografie priložené k reklamáciám už nezapĺňajú schránky tak ako kedysi.
Same toolsMobilPouzdra.cz naďalej používa Thunderbird a mobilných klientov a podľa potreby Roundcube.
Less adminPodľa skúseností spoločnosti sa priebežná námaha spojená so správou kapacity schránok znížila na minimum.
Zhrnutie pre čitateľov

Čo si odniesť z príbehu MobilPouzdra.cz

It makes sense to judge capacity by real-world usageV e-shope nemusia priestor zaberať len samotné správy. Významnú časť môžu tvoriť automatické prílohy, dokumenty a fotografie z reklamácií.
Cena služby nie je jediným nákladomV tomto prípade zohrala rolu aj práca spojená so sledovaním kvóty a mazaním starších správ. Po prechode hodnotí MobilPouzdra.cz riešenie ako celkovo lacnejšie a bezstarostné.
Migrácia nemusí znamenať dlhý výpadokSkúsenosťou tejto spoločnosti bola približne hodinová migrácia po krátkej konzultácii s podporou. Ide o konkrétnu skúsenosť spoločnosti MobilPouzdra.cz, nie o všeobecne garantovaný čas migrácie.
Riešenie použité v tejto prípadovej štúdii

VEDOS Mailhosting Business

Firemný mailhosting s 1 TB priestoru v základnom programe, neobmedzeným počtom schránok, dennými zálohami a dátami uloženými na serveroch v Česku.

1 000 Kč / monthbez DPH pri ročnej platbe; pri mesačnom účtovaní sa účtuje príplatok 10%
Order Mailhosting Business
  • 1 TB priestoru, rozšíriteľné až na 5 TB
  • Unlimited number of mailboxes
  • POP3, IMAP a SMTP
  • DKIM, SPF, antivírus a antispam
  • Denný limit 2 500 e-mailov
  • Max. veľkosť odchádzajúceho e-mailu 100 MB
  • Roundcube webmail client
  • Daily backups
  • Dáta uložené na serveroch v Česku
  • Skript na jednoduché presunutie starých e-mailov
Ing. Bc. Ingrid Kopp, Managing Director
Ing. Bc. Ingrid Kopp, Managing Director
„Mailhosting Business určite odporučím firmám, ktoré riešia veľa e-mailov a najmä kapacitu schránok.“

Riešite podobný problém s firemným e-mailom?

Mailhosting Business ponúka 1 TB priestoru s možnosťou rozšírenia až na 5 TB, neobmedzený počet schránok a zákaznícku podporu 24/7.

Explore Mailhosting Business
Posunúť nahor