How MobilPouzdra.cz solved full mailboxes
Un pequeño equipo de una tienda online se enfrentaba a un problema que poco a poco le quitaba cada vez más tiempo: los archivos adjuntos de los pedidos y las reclamaciones llenaban los buzones y había que borrar los mensajes más antiguos. Este caso práctico muestra por qué buscaron otra solución, en qué basaron su elección y cómo fue el cambio a VEDOS Mailhosting Business.
MobilPouzdra.cz es una tienda online especializada fundada en 2009. Su funcionamiento diario lo gestionan internamente dos personas, desde el surtido y los productos hasta la atención al cliente y las reclamaciones.
For an e-shop, email is a working tool, not just a message inbox
En MobilPouzdra.cz, la comunicación diaria con los clientes, los pedidos y las reclamaciones pasan todos por el correo electrónico. Cada día llegaban decenas de pedidos, cada uno con un documento PDF guardado, y para las reclamaciones los clientes enviaban fotos a resolución completa.
Un solo correo no era un gran problema. La dificultad se fue acumulando poco a poco. Los archivos adjuntos se comían la capacidad disponible, los buzones se llenaban y los mensajes más antiguos tenían que dejar sitio a los nuevos. Por culpa de ese borrado, el historial solo estaba disponible durante unos pocos meses.
Para un equipo de dos personas, el mayor coste no era el buzón en sí, sino el tiempo dedicado a vigilar la capacidad y liberar espacio con regularidad.
What became unsustainable in day-to-day operations
La necesidad de cambio no surgió de un único acontecimiento excepcional. Se fue acumulando a partir de situaciones recurrentes que son habituales en otras tiendas online que gestionan un mayor volumen de comunicación con los clientes.
Orders created a steady data increase
MobilPouzdra.cz registra decenas de pedidos al día, de unos 200 kB cada uno, incluida una copia del pedido y las condiciones generales.
Complaints brought large photos
Full-resolution photos took up several to tens of MB, so the available capacity was shrinking significantly faster.
Capacity limited the available history
Due to a lack of space, older messages had to be deleted. As a result, a long-term history of communication was not conveniently available for customer support.
«Somos un equipo pequeño y precisamente por eso necesitamos soluciones sencillas. Cuanto menos tiempo dedicamos a la administración, más nos queda para nuestros clientes.»
Qué necesitaban de la nueva solución
Su experiencia se tradujo en varios requisitos prácticos: capacidad suficiente, la posibilidad de mantener varios buzones sin licencias por usuario, condiciones claras y soporte durante el cambio.
«Elegimos VEDOS porque no queríamos vigilar cada megabyte ni lidiar con licencias por usuario. Al comparar competidores nos topamos a menudo con soluciones “ilimitadas” con condiciones ocultas, que no tenían sentido para nosotros. Con VEDOS todo fue transparente: 1 TB de espacio, buzones ilimitados, soporte en checo y la posibilidad de configurar DKIM/SPF/DMARC. Además, la migración con su guía y una breve charla estuvo hecha en una hora y sin pérdida de datos.»
El cambio no fue otro gran proyecto
El miedo a la migración puede retrasar el cambio de solución de correo. En este caso, sin embargo, según MobilPouzdra.cz bastó con verificar el procedimiento con el soporte, transferir el correo antiguo y ajustar la configuración técnica.
Verify the correct procedure
Un compañero consultó con el soporte por chat cómo realizar la migración. Según su declaración, la consulta duró unos diez minutos.
Transfer the old mail
They used a migration tool for the transfer. Support offered assistance, but they managed the transfer itself internally.
Switch over the traffic
Después se cambiaron los registros MX y la configuración de los clientes. En el iPhone la configuración necesitó un pequeño ajuste adicional.
«Un compañero se encargó de trasladar el correo, pero sabe moverse. Tuvo una charla de unos 10 minutos con el soporte para entender bien qué hacer y en aproximadamente una hora teníamos todo el correo trasladado. Lo hizo por su cuenta, aunque el soporte se ofreció a ayudar. Lo más difícil fue decidirse, pero luego lo sumé todo: el trabajo que antes nos daba y lo que costaba. Ahora sale más barato en conjunto y sin preocupaciones.»
The result: email no longer needs constant cleanup
Tras el cambio, el equipo ganó espacio para un historial de comunicación más largo, y los archivos adjuntos grandes dejaron de presionar la capacidad igual que antes. Al mismo tiempo, no tuvieron que cambiar su forma habitual de trabajar con el correo.
Qué conclusiones extraer de la historia de MobilPouzdra.cz
VEDOS Mailhosting Business
Mailhosting empresarial con 1 TB de espacio en el plan base, un número ilimitado de buzones, copias de seguridad diarias y datos almacenados en servidores en Chequia.
- 1 TB de espacio, ampliable hasta 5 TB
- Unlimited number of mailboxes
- POP3, IMAP y SMTP
- DKIM, SPF, antivirus y antispam
- Límite diario de 2 500 correos electrónicos
- Tamaño máx. del correo saliente 100 MB
- Roundcube webmail client
- Daily backups
- Datos almacenados en servidores en Chequia
- Un script para mover fácilmente los correos antiguos
«Recomendaré sin duda Mailhosting Business a empresas que manejan muchos correos y, sobre todo, mucha capacidad de buzón.»
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