How MobilPouzdra.cz solved full mailboxes
Niewielki zespół sklepu internetowego mierzył się z problemem, który zabierał coraz więcej czasu: załączniki z zamówień i reklamacji zapełniały skrzynki, a starsze wiadomości trzeba było usuwać. To studium przypadku pokazuje, dlaczego szukali innego rozwiązania, na czym oparli swój wybór i jak przebiegło przejście na VEDOS Mailhosting Business.
MobilPouzdra.cz to wyspecjalizowany e-sklep założony w 2009 roku. Jego codzienną działalność prowadzą wewnętrznie dwie osoby, od asortymentu i produktów aż po obsługę klienta i reklamacje.
For an e-shop, email is a working tool, not just a message inbox
W MobilPouzdra.cz codzienna komunikacja z klientami, zamówienia i reklamacje przechodzą przez e-mail. Każdego dnia przychodziły dziesiątki zamówień, każde z zapisanym dokumentem PDF, a przy reklamacjach klienci przesyłali zdjęcia w pełnej rozdzielczości.
Pojedynczy e-mail nie stanowił większego problemu. Trudności narastały stopniowo. Załączniki zjadały dostępną pojemność, skrzynki się zapełniały, a starsze wiadomości musiały ustępować miejsca nowym. Z powodu tego usuwania historia była dostępna tylko mniej więcej przez kilka miesięcy.
Dla dwuosobowego zespołu największym kosztem nie była sama skrzynka pocztowa, lecz czas poświęcany na pilnowanie pojemności i regularne zwalnianie miejsca.
What became unsustainable in day-to-day operations
Potrzeba zmiany nie wynikła z jednego wyjątkowego zdarzenia. Narastała z powtarzających się sytuacji, które są typowe w innych sklepach internetowych obsługujących większą ilość komunikacji z klientami.
Orders created a steady data increase
MobilPouzdra.cz odnotowuje dziesiątki zamówień dziennie, każde o wielkości około 200 kB wraz z kopią zamówienia i regulaminem.
Complaints brought large photos
Full-resolution photos took up several to tens of MB, so the available capacity was shrinking significantly faster.
Capacity limited the available history
Due to a lack of space, older messages had to be deleted. As a result, a long-term history of communication was not conveniently available for customer support.
„Jesteśmy małym zespołem i właśnie dlatego potrzebujemy prostych rozwiązań. Im mniej czasu poświęcamy na administrację, tym więcej mamy dla naszych klientów.”
Czego potrzebowali od nowego rozwiązania
Ich doświadczenia przełożyły się na kilka praktycznych wymagań: wystarczająca pojemność, możliwość utrzymywania wielu skrzynek bez licencjonowania na użytkownika, przejrzyste warunki i wsparcie podczas przejścia.
„Wybraliśmy VEDOS, ponieważ nie chcieliśmy pilnować każdego megabajta ani zajmować się licencjonowaniem na użytkownika. Porównując konkurencję, często trafialiśmy na «nieograniczone» rozwiązania z ukrytymi warunkami, które nie miały dla nas sensu. W VEDOS wszystko było przejrzyste: 1 TB miejsca, nieograniczona liczba skrzynek, czeskie wsparcie i możliwość skonfigurowania DKIM/SPF/DMARC. Do tego migracja z ich poradnikiem i krótką rozmową zajęła godzinę i obyła się bez utraty danych.”
Przejście nie było kolejnym wielkim projektem
Obawa przed migracją może opóźnić zmianę rozwiązania pocztowego. W tym przypadku jednak, według MobilPouzdra.cz, wystarczyło zweryfikować procedurę z działem wsparcia, przenieść starą pocztę i dostosować ustawienia techniczne.
Verify the correct procedure
Kolega zapytał wsparcie na czacie, jak przeprowadzić migrację. Według relacji konsultacja trwała około dziesięciu minut.
Transfer the old mail
They used a migration tool for the transfer. Support offered assistance, but they managed the transfer itself internally.
Switch over the traffic
Następnie nastąpiła zmiana rekordów MX i ustawień klientów. Na iPhonie ustawienia wymagały jeszcze drobnego dostrojenia.
„Przeniesieniem poczty zajął się kolega, ale dobrze się na tym zna. Porozmawiał z supportem około 10 minut, żeby dobrze zrozumieć, co robić, i mniej więcej w godzinę mieliśmy całą pocztę przeniesioną. Poradził sobie sam, chociaż support proponował pomoc. Najtrudniej było zdecydować się na to, ale potem wszystko podliczyłem – pracę, którą z tym mieliśmy, i ile to kosztowało. Teraz jest ogółem taniej i bez zmartwień.”
The result: email no longer needs constant cleanup
Po przejściu zespół zyskał miejsce na dłuższą historię komunikacji, a duże załączniki przestały tak obciążać pojemność. Jednocześnie nie musieli zmieniać swojego zwykłego sposobu pracy z pocztą.
Co warto wynieść z historii MobilPouzdra.cz
VEDOS Mailhosting Business
Biznesowy mailhosting z 1 TB przestrzeni w planie podstawowym, nieograniczoną liczbą skrzynek, codziennymi kopiami zapasowymi i danymi przechowywanymi na serwerach w Czechach.
- 1 TB przestrzeni, z możliwością rozszerzenia do 5 TB
- Unlimited number of mailboxes
- POP3, IMAP i SMTP
- DKIM, SPF, antywirus i antyspam
- Dzienny limit 2 500 e-maili
- Maks. rozmiar wychodzącej wiadomości e-mail 100 MB
- Roundcube webmail client
- Daily backups
- Dane przechowywane na serwerach w Czechach
- Skrypt do łatwego przenoszenia starych e-maili
„Mailhosting Business na pewno polecę firmom, które mają do czynienia z dużą ilością e-maili, a zwłaszcza z pojemnością skrzynek.”
Masz podobny problem z firmową pocztą e-mail?
Mailhosting Business oferuje 1 TB przestrzeni z możliwością rozszerzenia do 5 TB, nieograniczoną liczbę skrzynek i obsługę klienta 24/7.
Explore Mailhosting Business