How MobilPouzdra.cz solved full mailboxes
Невелика команда інтернет-магазину мала проблему, яка поступово забирала дедалі більше часу: вкладення із замовлень і рекламацій заповнювали скриньки, а старіші повідомлення доводилося видаляти. Це дослідження випадку показує, чому вони шукали інше рішення, на чому ґрунтували свій вибір і як відбувся перехід на VEDOS Mailhosting Business.
MobilPouzdra.cz — спеціалізований інтернет-магазин, заснований у 2009 році. Його щоденну роботу забезпечують власними силами двоє людей — від асортименту й товарів аж до підтримки клієнтів і рекламацій.
For an e-shop, email is a working tool, not just a message inbox
У MobilPouzdra.cz щоденне спілкування з клієнтами, замовлення та рекламації — усе йде через електронну пошту. Щодня надходили десятки замовлень, до кожного зберігався документ PDF, а для рекламацій клієнти надсилали фотографії в повній роздільній здатності.
Один лист не був великою проблемою. Складність наростала поступово. Вкладення з'їдали доступну місткість, скриньки заповнювалися, а старіші повідомлення мусили звільняти місце для нових. Через це видалення історія була доступна лише приблизно за кілька місяців.
Для команди з двох осіб найбільшою витратою була не сама поштова скринька, а час на стеження за обсягом і регулярне звільнення місця.
What became unsustainable in day-to-day operations
Потреба у змінах виникла не через одну виняткову подію. Вона накопичувалася з повторюваних ситуацій, звичних для інших інтернет-магазинів, що обробляють більший обсяг спілкування з клієнтами.
Orders created a steady data increase
MobilPouzdra.cz фіксує десятки замовлень на день, кожне приблизно по 200 кБ разом із копією замовлення та умовами.
Complaints brought large photos
Full-resolution photos took up several to tens of MB, so the available capacity was shrinking significantly faster.
Capacity limited the available history
Due to a lack of space, older messages had to be deleted. As a result, a long-term history of communication was not conveniently available for customer support.
«Ми невелика команда, і саме тому нам потрібні прості рішення. Чим менше часу ми витрачаємо на адміністрування, тим більше його залишається для наших клієнтів.»
Що їм було потрібно від нового рішення
Їхній досвід втілився в кількох практичних вимогах: достатня місткість, можливість мати кілька поштових скриньок без ліцензій на кожного користувача, зрозумілі умови та підтримка під час переходу.
«Ми обрали VEDOS, бо не хотіли стежити за кожним мегабайтом чи мати справу з ліцензуванням на кожного користувача. Порівнюючи конкурентів, ми часто натрапляли на „необмежені“ рішення з прихованими умовами, що для нас не мало сенсу. У VEDOS усе було прозоро: 1 TB простору, необмежена кількість поштових скриньок, чеська підтримка та можливість налаштувати DKIM/SPF/DMARC. До того ж міграція за їхньою інструкцією та коротка розмова була виконана за годину і без втрати даних.»
Перехід не був черговим великим проєктом
Страх перед міграцією може відкласти зміну поштового рішення. Однак у цьому випадку, за словами MobilPouzdra.cz, достатньо було уточнити порядок дій у підтримці, перенести стару пошту й налаштувати технічні параметри.
Verify the correct procedure
Колега уточнив у підтримки в чаті, як виконати міграцію. За його словами, консультація тривала близько десяти хвилин.
Transfer the old mail
They used a migration tool for the transfer. Support offered assistance, but they managed the transfer itself internally.
Switch over the traffic
Далі було змінено записи MX і налаштування клієнтів. На iPhone налаштування потребували трохи додаткового доопрацювання.
«Міграцією пошти займався колега, але він розбирається. Він приблизно 10 хвилин поспілкувався з підтримкою, щоб правильно зрозуміти, що робити, і приблизно за годину ми перенесли всю пошту. Він упорався сам, хоча підтримка пропонувала допомогу. Найважче було наважитися, але потім я все підрахував – роботу, яку ми з цим мали раніше, і скільки це коштувало. Тепер усе загалом дешевше й без клопоту.»
The result: email no longer needs constant cleanup
Після переходу команда отримала простір для довшої історії листування, а великі вкладення вже не тиснули на місткість так само. Водночас їм не довелося змінювати звичний спосіб роботи з поштою.
Що варто винести з історії MobilPouzdra.cz
VEDOS Mailhosting Business
Бізнесовий мейлхостинг з 1 ТБ простору в базовому тарифі, необмеженою кількістю поштових скриньок, щоденними резервними копіями та даними, що зберігаються на серверах у Чехії.
- 1 TB простору, з можливістю розширення до 5 TB
- Unlimited number of mailboxes
- POP3, IMAP і SMTP
- DKIM, SPF, антивірус і антиспам
- Денний ліміт 2 500 електронних листів
- Макс. розмір вихідного листа 100 МБ
- Roundcube webmail client
- Daily backups
- Дані зберігаються на серверах у Чехії
- Скрипт для легкого перенесення старих листів
«Обов’язково порекомендую Mailhosting Business компаніям, які мають справу з великою кількістю листів і особливо з місткістю поштових скриньок.»
Маєте схожу проблему з корпоративною поштою?
Mailhosting Business пропонує 1 ТБ простору з можливістю розширення до 5 ТБ, необмежену кількість поштових скриньок і підтримку клієнтів 24/7.
Explore Mailhosting Business