How MobilPouzdra.cz solved full mailboxes
Une petite équipe d’e-shop était confrontée à un problème qui prenait progressivement de plus en plus de temps : les pièces jointes des commandes et des réclamations remplissaient les boîtes aux lettres et les messages plus anciens devaient être supprimés. Cette étude de cas montre pourquoi ils ont cherché une autre solution, sur quoi ils ont fondé leur choix et comment s’est déroulé le passage à VEDOS Mailhosting Business.
MobilPouzdra.cz est une boutique en ligne spécialisée fondée en 2009. Son fonctionnement quotidien est assuré en interne par deux personnes, de l’assortiment et des produits jusqu’au support client et aux réclamations.
For an e-shop, email is a working tool, not just a message inbox
Chez MobilPouzdra.cz, la communication quotidienne avec les clients, les commandes et les réclamations passent toutes par l’e-mail. Chaque jour, des dizaines de commandes arrivaient, chacune avec un document PDF enregistré, et pour les réclamations les clients envoyaient des photos en pleine résolution.
Un seul e-mail n’était pas un gros problème. La difficulté s’est accumulée progressivement. Les pièces jointes dévoraient la capacité disponible, les boîtes aux lettres se remplissaient et les messages plus anciens devaient céder la place aux nouveaux. En raison de ces suppressions, l’historique n’était disponible que sur quelques mois environ.
Pour une équipe de deux personnes, le coût le plus important n’était pas la boîte aux lettres elle-même, mais le temps passé à surveiller la capacité et à libérer régulièrement de l’espace.
What became unsustainable in day-to-day operations
Le besoin de changement n’est pas né d’un seul événement exceptionnel. Il s’est construit à partir de situations récurrentes, courantes chez d’autres boutiques en ligne traitant un volume plus important de communication client.
Orders created a steady data increase
MobilPouzdra.cz enregistre des dizaines de commandes par jour, d’environ 200 ko chacune, y compris une copie de la commande et des conditions générales.
Complaints brought large photos
Full-resolution photos took up several to tens of MB, so the available capacity was shrinking significantly faster.
Capacity limited the available history
Due to a lack of space, older messages had to be deleted. As a result, a long-term history of communication was not conveniently available for customer support.
« Nous sommes une petite équipe, et c’est précisément pourquoi nous avons besoin de solutions simples. Moins nous passons de temps sur l’administration, plus nous en avons pour nos clients. »
Ce dont ils avaient besoin avec la nouvelle solution
Leur expérience s’est traduite par plusieurs exigences pratiques : une capacité suffisante, la possibilité de conserver plusieurs boîtes aux lettres sans licence par utilisateur, des conditions claires et une assistance pendant la transition.
« Nous avons choisi VEDOS parce que nous ne voulions pas surveiller chaque mégaoctet ni gérer des licences par utilisateur. En comparant les concurrents, nous sommes souvent tombés sur des solutions ‹ illimitées › assorties de conditions cachées, ce qui n’avait pas de sens pour nous. Chez VEDOS, tout était transparent : 1 To d’espace, des boîtes illimitées, un support tchèque et la possibilité de configurer DKIM/SPF/DMARC. De plus, la migration, avec leur guide et un court échange, a été réalisée en une heure et sans aucune perte de données. »
Le changement n’a pas été un énième grand projet
La crainte de la migration peut retarder le changement de solution de messagerie. Dans ce cas, toutefois, selon MobilPouzdra.cz, il a suffi de vérifier la procédure auprès du support, de transférer l’ancien courrier et d’ajuster les paramètres techniques.
Verify the correct procedure
Un collègue a demandé au support par chat comment effectuer la migration. D’après son récit, la consultation a duré une dizaine de minutes.
Transfer the old mail
They used a migration tool for the transfer. Support offered assistance, but they managed the transfer itself internally.
Switch over the traffic
S’en est suivie la modification des enregistrements MX et des réglages des clients. Sur l’iPhone, les réglages ont nécessité un petit peaufinage supplémentaire.
« Un collègue s’est occupé du transfert du courrier, mais il s’y connaît. Il a eu une discussion d’environ 10 minutes avec le support pour bien comprendre ce qu’il fallait faire, et en environ une heure tout notre courrier était transféré. Il s’en est sorti seul, même si le support proposait son aide. Le plus difficile a été de se décider à le faire, mais ensuite j’ai tout additionné – le travail que cela nous demandait auparavant et ce que cela coûtait. Maintenant, c’est globalement moins cher et sans soucis. »
The result: email no longer needs constant cleanup
Après le changement, l’équipe a gagné de la place pour un historique de communication plus long, et les grosses pièces jointes ne pesaient plus autant sur la capacité. En même temps, ils n’ont pas eu à changer leur façon habituelle de travailler avec leur courrier.
Ce qu’il faut retenir de l’histoire de MobilPouzdra.cz
VEDOS Mailhosting Business
Mailhosting professionnel avec 1 To d’espace dans le plan de base, un nombre illimité de boîtes aux lettres, des sauvegardes quotidiennes et des données stockées sur des serveurs en Tchéquie.
- 1 TB d’espace, extensible jusqu’à 5 TB
- Unlimited number of mailboxes
- POP3, IMAP et SMTP
- DKIM, SPF, antivirus et antispam
- Limite quotidienne de 2 500 e-mails
- Taille max. des e-mails sortants 100 Mo
- Roundcube webmail client
- Daily backups
- Données stockées sur des serveurs en Tchéquie
- Un script pour déplacer facilement les anciens e-mails
« Je recommanderai sans hésiter Mailhosting Business aux entreprises qui traitent beaucoup d’e-mails, et surtout à celles confrontées à la capacité des boîtes. »
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